Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

  • Общие понятия и сфера применения

  • Перечень баз персональных данных

  • Цель обработки персональных данных

  • Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

  • Местонахождение базы персональных данных

  • Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

  • Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

  • Права субъекта персональных данных

  • Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

  • Государственная регистрация базы персональных данных

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

  • база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в виде картотек персональных данных;

  • ответственное лицо — определённое лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом;

  • владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, определяет состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не предусмотрено законом;

  • Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

  • общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги и другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъект персональных данных прямо указал, что данные размещены для свободного распространения и использования);

  • согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с заявленной целью их обработки;

  • обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать лицо;

  • обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершённых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанные со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

  • персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

  • распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

  • субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

  • третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

  • особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или сексуальной жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно к применению ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчётов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с заявленной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать документ и физическое лицо;

  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных рекомендуется удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;

  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или сексуальной жизни (особые категории данных) запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 этого Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается принять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или неспособно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность подающего запрос (для физического лица — заявителя);

  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);

  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого сделан запрос;

  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подан запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;

  • перечень персональных данных, запрашиваемых;

  • цель и/или правовые основания запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет заявителя о том, что запрос будет удовлетворён или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, установленного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с момента поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;

  • дата отправления уведомления;

  • причина отсрочки;

  • срок, в течение которого будет удовлетворён запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён согласно закону.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;

  • дата отправления уведомления;

  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владельца базы персональных данных оснащено системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо назначается приказом владельца базы персональных данных.

7.3. Обязанности ответственного лица:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;

  • разрабатывать процедуры доступа сотрудников к персональным данным в соответствии с их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями;

  • обеспечивать соблюдение сотрудниками владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных;

  • разрабатывать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины и внутренних документов по обработке и защите персональных данных;

  • уведомлять владельца базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства в сфере защиты персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента обнаружения нарушений;

  • обеспечивать хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных и уведомление субъекта о его правах.

7.4. Для выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, включая приказы и другие распорядительные документы владельца базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;

  • делать копии полученных документов, включая файлы, любые записи в локальных сетях и автономных системах;

  • участвовать в обсуждении выполняемых обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных;

  • вносить предложения по улучшению деятельности и методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков;

  • получать объяснения по вопросам обработки персональных данных;

  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов по обработке и защите персональных данных.

7.6. Сотрудники с доступом к персональным данным обязаны не разглашать персональные данные, доверенные им или ставшие известными в связи с выполнением служебных обязанностей. Обязательство сохраняется после прекращения деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за нарушение требований Закона Украины «О защите персональных данных» в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем необходимо для цели, для которой они хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, установленного согласием субъекта персональных данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать местонахождение базы персональных данных, содержащей его персональные данные, её назначение, наименование, местонахождение и/или место проживания (нахождения) владельца или распорядителя этой базы;

  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, включая информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные;

  • иметь доступ к своим персональным данным, содержащимся в базе;

  • получать не позднее тридцати календарных дней с момента поступления запроса информацию о том, хранятся ли его персональные данные, а также содержимое его персональных данных;

  • предъявлять мотивированное требование об оппозиции обработке своих персональных данных органами власти, местного самоуправления;

  • требовать изменения или уничтожения своих персональных данных владельцем или распорядителем базы, если данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;

  • защищать свои персональные данные от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения, а также от предоставления недостоверной информации, наносящей ущерб чести, достоинству и деловой репутации;

  • обращаться по вопросам защиты своих прав в органы государственной власти, местного самоуправления;

  • применять правовые средства защиты при нарушении законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект подаёт запрос о доступе к персональным данным владельцу базы.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя, отчество, место проживания (нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность;

  • другие сведения, позволяющие идентифицировать лицо;

  • сведения о базе персональных данных, к которой направлен запрос, или сведения о владельце или распорядителе базы;

  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.4. Срок рассмотрения запроса не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец уведомляет субъекта, будет ли запрос удовлетворён или данные не подлежат предоставлению, с указанием оснований.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента поступления, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьёй 9 Закона Украины «О защите персональных данных».